Tema de la Burocracia. Administración Pública

A continuación se muestra un cortometraje que tiene relevancia sobre el tema de la Burocracia. Es importante que emita su opinión sobre lo evidenciado

Práctica 3. Teoría del Caos

Caso práctico. Clima laboral. Teoría del caos

Una empresa de servicios, con grandes problemas internos generados por un elevado nivel de rotación en puestos de nivel bajo y mediodecide investigar qué pasa. El departamento de recursos humanos propone a la dirección de la empresa realizar una encuesta de clima laboral para averiguar qué aspectos preocupan a los trabajadores que hacen que se marchen para así intentarle dar solución. Los niveles de rotación están muy por encima de las empresas de la competencia.

La dirección, a priori, les da margen total para poder realizarlo y presentarles el informe lo antes posible. Se decide que las variables a medir van a ser las condiciones laborales, ambiente laboral y desarrollo profesional con bastantes subvariables en cada uno de estos apartados.

Se realiza, en primer lugar, una concienzuda labor de comunicación desde el departamento de personal para explicar qué se pretende hacer con esta encuesta y qué se hará con los resultados. Se informa a todos los trabajadores que los resultados globales se harán públicos a todos y que se informará qué acciones son las que se van a acometer por la dirección de forma urgente de entre las que se vean que son mejorables.

Los trabajadores deciden participar, rellenando unas encuestas anónimas y teniendo una pequeña entrevista con los miembros de recursos humanos para que puedan matizar preguntas que creen que son importantes. Por supuesto, está garantizada la confidencialidad para evitar suspicacias de cualquier tipo. Consiguen que participe el 99% del personal en plantilla.

Tras la recogida de datos se pasa el informe a dirección y sale a la luz que los motivos principales por los que los trabajadores abandonan la compañía son por posibilidades de desarrollo profesional, tema económico, porque consideran que sus salarios están muy por debajo del sector, comunicación interna muy caótica y escasa motivación por la desidia de la dirección hacia su papel en la compañía.

Recursos humanos presenta este informe a dirección y ésta se enfada al ver los resultados y le comenta a recursos humanos que no piensan cambiar nada y que al que no le guste ya sabe donde esta la puerta. Por supuesto, los resultados globales nunca se hicieron públicos por expresa orden de la cúpula directiva. El departamento de recursos humanos quedó desacreditado y el ambiente aun empeoró entre los trabajadores además de no mejorar la tendencia de rotación dentro de la empresa

1.       Identifique donde se evidencia la teoría del caos ( Qué problema se evidencia?)

2.       Tiene solución esta situación en una organización

Práctica2. Seguridad de sistemas

Buenas noches, disculpe la demora de la publicación del ejercicio práctico de seguridad de sistemas que se muestra a continuación.  Fecha límite de entrega será para el día 04-04-2013.

Caso práctico: nuevo sistema informático para la empresa Seguridad Industrial, S.A. (SEINSA).

El punto de partida de la situación informática de SEINSA antes de incorporarse al programa Av@npyme era que poseía un sistema informático que había ido creciendo y complementándose a través de los años, con partes añadidas que solucionaban nuevas necesidades concretas que iban surgiendo, sin una visión global.

El sistema existente sólo abarcaba la actividad administrativa, y parte de la actividad comercial y productiva de la empresa. El resto de áreas de la empresa (producción y comercial en su totalidad, oficina técnica y calidad), se apoyaban en programas y aplicaciones creadas internamente mediante hojas de cálculo y bases de datos.

Estas aplicaciones particulares, al haber nacido por separado y en diferentes momentos, respondían a necesidades concretas, pero no tenían relación ni conexión entre sí, ni tampoco con el sistema informático "general". Se trataba de sistemas paralelos, con la consecuencia de que la información no pasaba fluidamente entre las distintas áreas de la empresa. Las necesidades eran crecientes en todos los departamentos y el sistema informático existente no podía crecer más, ya que su estructura, establecida diez años atrás, no estaba preparada para ello.

El nuevo sistema informático debía reunir estas condiciones:

·                Sistema integral, que abarcase todas las áreas de la empresa, de forma que la información estuviese disponible donde hiciese falta, en cualquier momento, y sin problemas de conexión.

·                Preparado para crecer y adaptarse a nuevas necesidades, sin aplicaciones y programas añadidos externos.

·                Sólido y de ágil manejo, ya que debería ser utilizado en todas las áreas y por cualquier persona de la organización (cada una según su necesidad).

1.       Según la problemática que se presenta en la empresa de seguridad industrial identifique las causas

2.       Qué consecuencias trae el problema que presenta la organización

3.       ¿Qué generan la empresa SEINSA en  relación a los sistemas de información?

Práctica 1

Teoría del Caos

La Teoría del Caos

 

La nueva ciencia de la teoría del caos dice que vivimos en un mundo complejo, lleno de aleatoriedad e incertidumbre. Nuestro mundo se caracteriza por la sorpresa, cambio rápido y confusión, y a menudo parece fuera de nuestro control por completo. Los administradores no pueden medir, predecir o controlar en formas tradicionales el drama que se desenvuelve dentro o fuera de la organización.

Sin embargo, la teoría del caos reconoce que esta aleatoriedad y desorden tiene lugar dentro de ciertas restricciones o patrones de orden mayor.

Una característica de los sistemas caóticos, llamada el efecto mariposa, es de interés para los gerentes de hoy. El efecto mariposa significa que los hechos pequeños pueden tener efectos gigantescos. Una mariposa que aletee sobre Pekín puede causar disturbios en el aire que terminen afectando el clima de Estados Unidos.

Las compañías de hoy día son como el clima —los pequeños actos pueden tener consecuencias que vayan mucho más allá de su fuerza inicial—. Por ejemplo, una demanda insignificante contra AT&T tuvo efectos de mucho alcance, que resultaron en el surgimiento de MCI y otros transportadores de llamadas de larga distancia y finalmente condujeron a la creación de todo un mundo en las telecomunicaciones.

Los negocios de hoy día deben estar en condiciones de responder a lo que es completamente impredecible, dentro de ciertos límites de la misión y principios de guía de la organización. El rápido cambio de nuestro mundo requiere que las organizaciones sean fluidas, tal vez reemplazando puestos, funciones, estructuras e incluso productos o servicios cada semana o cada mes. En un mundo caótico, el panorama general es más importante que las partes.

Los administradores deben imprimir los valores y misión mayores de la organización en la mente del personal, lo cual permite que los empleados con empowerment puedan responder por su cuenta a este entorno aleatorio e impredecible. Los administradores también pueden inundar a la organización con información y mantener a todo mundo bien informado.

Las tendencias asociadas con el manejo de organizaciones caóticas incluyen un cambio hacia los equipos de trabajadores, permanecer conectados con el cliente, el empowerment de los empleados (esto es, la delegación de facultades de acción y decisión al personal) y una estructura basada en procesos de trabajo horizontales más que en funciones verticales. Las organizaciones desarrollan subsistemas para ayudarse a enfrentar el rápido cambio y la incertidumbre del ambiente exterior.

El Caos es una propiedad de muchos sistemas dinámicos no lineales siendo su concepto fundamental para determinar si es o no posible predecir el futuro de tales sistemas a partir de los datos actuales y con qué exactitud.

La teoría del caos es la ciencia del proceso, el intento del conocimiento de lo que va a suceder, no de lo que es o de lo que permanecerá. Con ella lo desconocido se interpreta desde un punto de vista global, dejando de considerarlo desde el punto de vista del orden. Se acepta la paradoja que convierte en inseparables lo simple y lo complejo.. Aparece el interés por lo aleatorio, lo complejo, los saltos súbitos de estado a partir de las bifurcaciones, intermitencias, complejidades y auto-organización.

 

Hay tres partes descriptivas importantes en el análisis desde el punto de vista de la ciencia de complejidad. La primera parte es análisis descriptivo: definir cada nivel de complejidad. Al definir los niveles, se debe determinar qué caracteriza un nivel de complejidad y como uno puede reconocerlo. En este papel, la noción de niveles jerárquicos de complejidad se introduce y es usado para proveer una estructura inicial para comprender la retroalimentación de información entre los niveles. La segunda parte del análisis es la descripción de proceso de cada nivel de complejidad. En esta descripción los atractores parecen ser básicos . Se debe describir como los niveles de complejidad se comunican y como ellos afectan la estructura. La tercera parte es la descripción estructural del sistema complejo. Para esto la teoría de lo complejo ha debido recurrir a nuevos conceptos como "trayectoria del tiempo, fractales, entropía de la información".

Seguridad de los Sistemas en una Organización

Sistemas y Organización

Conceptos de sistemas

¿Qué es un sistema? Un sistema puede definirse simplemente como un grupo de elementos interrelacionados  o que interactúan conformando un todo unificado. Muchos ejemplos de sistemas pueden encontrarse en las ciencias físicas y biológicas, en la tecnología moderna y en la sociedad humana. De este modo, podemos hablar del sistema físico del Sol y sus planetas, el sistema biológico del cuerpo humano, el sistema tecnológico de una refinería de petróleo y el sistema socioeconómico de una organización empresarial. Sin embargo, el siguiente concepto genérico de sistema proporciona un marco más apropiado para describir los sistemas de información:

Un sistema es un grupo de componentes interrelacionados que trabajan en conjunto hacia una meta co­mún mediante la aceptación  de entradas y generando salidas en un proceso de transformación organizado. Este tipo de sistema (algunas veces llamado sistema dinámico) tiene los tres componentes o funciones básicos de interacción:

•     La entrada comprende la captura y el ensamblaje de elementos que entran al sistema para ser procesa­dos. Por ejemplo, las materias primas, la energía, los datos y el esfuerzo humano deben asegurarse y organizarse para procesamiento.

•     El procesamiento incluye procesos de transformación que convierten las entradas en salidas. Por ejem­plo, un proceso de manufactura, el proceso humano de respiradón o los cálculos matemáticos.

•     La salida abarca la transferencia de elementos que han. sido generados por un proceso de transformación hasta su destino final.

Un ejemplo de sistema: Un sistema de manufactura acepta materias primas cerno entrada y genera productos terminados como salida. Un sistema de información también es un sistema que acepta recursos (datos) come entrada y Los procesa en productos (información) como salida. •

Tipos de sistemas

En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:

•         Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware.

•         Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.

En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:

•         Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas.

•         Sistema Abierto:

Conjunto de elementos dinámicamente relacionados, en interacción que desarrollan una actividad para lograr un objetivo o propósito, operando con datos, energía, materia, unidos al ambiente que rodea el sistema y para suministrar información, energía, materia.

Posee numerosas entradas y salidas. Para relacionarse con el ambiente externo, sus relaciones de causa y efecto son indeterminados.

Un sistema consta de tres elementos primordiales:

1. Entradas: Mediante ellas el sistema consigue los recursos e insumos necesarios para su alimentación y nutrición.
2. Procesamiento: Transforma las entradas en salidas o resultados
3. Salidas: Resultado de la operación del sistema. Por medio de ella el sistema envía el producto resultante al ambiente externo.  

                                                 Entradas                                                   Salidas

1. Ambiente   -»  Información  ->  Transformación  -»  Información   ->   Ambiente
   Energía                        o                         Energía
   Recursos              Procesamiento        Recursos
                                               Materiales                                              Materiales
   
   
   Modelo genérico de sistema abierto
   
   
   Ejemplo: Una empresa es un sistema organizacional donde los recursos económicos (entrada) se transforman mediante diversos procesos organizacionales (procesamiento)  en bienes y servicios (salida) 

¿Qué es Organización?

La palabra organización tiene tres acepciones; la primera, etimológicamente, proviene del griego organon que significa instrumento; otra se refiere a la organización como una entidad o grupo social; y otra mas que se refiere a la organización como un proceso.

Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y así, valerse el medio que permite a una empresa alcanzar determinados objetivos.

Las organizaciones son sistemas diseñados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos y de otro tipo. Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas.

Entonces, una organización se define como: un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas. La cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización, y ésta existe cuando:

• Hay personas capaces de comunicarse
• Que estén dispuestas a actuar conjuntamente
• Para obtener un objetivo común.

En resumen, las organizaciones se conforman para que las personas que trabajan allí, alcancen objetivos que no podrían lograr de manera aislada, debido a las limitaciones individuales.

Importancia de la Organización

·        Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos).

·        Es un medio que establece la mejor manera de alanzar los objetivos.

·        Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos.

·        Evita lentitud e ineficiencia.  

·        Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

·        La estructura debe reflejar los objetivos y planes de la empresa, la autoridad y su ambiente.

La importancia que se le da al Desarrollo Organizacional se deriva de que el recurso humano es decisivo para el éxito o fracaso de cualquier organización. En consecuencia su manejo es clave para el éxito empresarial y organizacional en general, comenzando por adecuar la estructura de la organización (organigrama), siguiendo por una eficiente conducción de los grupos de trabajo (equipos y liderazgo) y desarrollando relaciones humanas que permitan prevenir los conflictos y resolverlos rápida y oportunamente cuando se tenga indicios de su eclosión.

Específicamente el Desarrollo Organizacional abordará, entre otros muchos, problemas de comunicación, conflictos entre grupos, cuestiones de dirección y jefatura, cuestiones de identificación y destino de la empresa o institución, el como satisfacer los requerimientos del personal o cuestiones de eficiencia organizacional.

Esta estrategia educativa busca utilizar los efectos de la acción a través de la retroalimentación la que se constituirá en la base para la acción planificada ulterior. Sin embargo, es necesario tener presente que la única forma de cambiar las organizaciones es a través de cambiar su "cultura", es decir, cambiar los sistemas de vida, de creencias de valores y de formas aceptadas de relaciones entre las personas. Además de lograr que las personas tengan una conciencia de pertenencia, de ser efectivamente miembros de la institución.