Sistemas y Organización

Conceptos de sistemas

¿Qué es un sistema? Un sistema puede definirse simplemente como un grupo de elementos interrelacionados  o que interactúan conformando un todo unificado. Muchos ejemplos de sistemas pueden encontrarse en las ciencias físicas y biológicas, en la tecnología moderna y en la sociedad humana. De este modo, podemos hablar del sistema físico del Sol y sus planetas, el sistema biológico del cuerpo humano, el sistema tecnológico de una refinería de petróleo y el sistema socioeconómico de una organización empresarial. Sin embargo, el siguiente concepto genérico de sistema proporciona un marco más apropiado para describir los sistemas de información:

Un sistema es un grupo de componentes interrelacionados que trabajan en conjunto hacia una meta co­mún mediante la aceptación  de entradas y generando salidas en un proceso de transformación organizado. Este tipo de sistema (algunas veces llamado sistema dinámico) tiene los tres componentes o funciones básicos de interacción:

•     La entrada comprende la captura y el ensamblaje de elementos que entran al sistema para ser procesa­dos. Por ejemplo, las materias primas, la energía, los datos y el esfuerzo humano deben asegurarse y organizarse para procesamiento.

•     El procesamiento incluye procesos de transformación que convierten las entradas en salidas. Por ejem­plo, un proceso de manufactura, el proceso humano de respiradón o los cálculos matemáticos.

•     La salida abarca la transferencia de elementos que han. sido generados por un proceso de transformación hasta su destino final.

Un ejemplo de sistema: Un sistema de manufactura acepta materias primas cerno entrada y genera productos terminados como salida. Un sistema de información también es un sistema que acepta recursos (datos) come entrada y Los procesa en productos (información) como salida. •

Tipos de sistemas

En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:

•         Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware.

•         Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.

En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:

•         Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas.

•         Sistema Abierto:

Conjunto de elementos dinámicamente relacionados, en interacción que desarrollan una actividad para lograr un objetivo o propósito, operando con datos, energía, materia, unidos al ambiente que rodea el sistema y para suministrar información, energía, materia.

Posee numerosas entradas y salidas. Para relacionarse con el ambiente externo, sus relaciones de causa y efecto son indeterminados.

Un sistema consta de tres elementos primordiales:

1. Entradas: Mediante ellas el sistema consigue los recursos e insumos necesarios para su alimentación y nutrición.
2. Procesamiento: Transforma las entradas en salidas o resultados
3. Salidas: Resultado de la operación del sistema. Por medio de ella el sistema envía el producto resultante al ambiente externo.  

                                                 Entradas                                                   Salidas

1. Ambiente   -»  Información  ->  Transformación  -»  Información   ->   Ambiente
   Energía                        o                         Energía
   Recursos              Procesamiento        Recursos
                                               Materiales                                              Materiales
   
   
   Modelo genérico de sistema abierto
   
   
   Ejemplo: Una empresa es un sistema organizacional donde los recursos económicos (entrada) se transforman mediante diversos procesos organizacionales (procesamiento)  en bienes y servicios (salida) 

¿Qué es Organización?

La palabra organización tiene tres acepciones; la primera, etimológicamente, proviene del griego organon que significa instrumento; otra se refiere a la organización como una entidad o grupo social; y otra mas que se refiere a la organización como un proceso.

Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y así, valerse el medio que permite a una empresa alcanzar determinados objetivos.

Las organizaciones son sistemas diseñados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos y de otro tipo. Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas.

Entonces, una organización se define como: un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas. La cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización, y ésta existe cuando:

• Hay personas capaces de comunicarse
• Que estén dispuestas a actuar conjuntamente
• Para obtener un objetivo común.

En resumen, las organizaciones se conforman para que las personas que trabajan allí, alcancen objetivos que no podrían lograr de manera aislada, debido a las limitaciones individuales.

Importancia de la Organización

·        Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos).

·        Es un medio que establece la mejor manera de alanzar los objetivos.

·        Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos.

·        Evita lentitud e ineficiencia.  

·        Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

·        La estructura debe reflejar los objetivos y planes de la empresa, la autoridad y su ambiente.

La importancia que se le da al Desarrollo Organizacional se deriva de que el recurso humano es decisivo para el éxito o fracaso de cualquier organización. En consecuencia su manejo es clave para el éxito empresarial y organizacional en general, comenzando por adecuar la estructura de la organización (organigrama), siguiendo por una eficiente conducción de los grupos de trabajo (equipos y liderazgo) y desarrollando relaciones humanas que permitan prevenir los conflictos y resolverlos rápida y oportunamente cuando se tenga indicios de su eclosión.

Específicamente el Desarrollo Organizacional abordará, entre otros muchos, problemas de comunicación, conflictos entre grupos, cuestiones de dirección y jefatura, cuestiones de identificación y destino de la empresa o institución, el como satisfacer los requerimientos del personal o cuestiones de eficiencia organizacional.

Esta estrategia educativa busca utilizar los efectos de la acción a través de la retroalimentación la que se constituirá en la base para la acción planificada ulterior. Sin embargo, es necesario tener presente que la única forma de cambiar las organizaciones es a través de cambiar su "cultura", es decir, cambiar los sistemas de vida, de creencias de valores y de formas aceptadas de relaciones entre las personas. Además de lograr que las personas tengan una conciencia de pertenencia, de ser efectivamente miembros de la institución.